Vous êtes responsable de l’organisation du séminaire de votre entreprise. Cet événement peut consister à renforcer la culture de votre structure ou la cohésion de votre équipe. Il peut aussi concerner le lancement d’un nouveau produit de votre organisation ou la présentation de votre nouvelle stratégie. Quoi qu’il en soit, vous devez bien l’organiser pour assurer sa réussite. Quels sont les détails logistiques auxquels vous devez penser ? C’est ce que vous allez découvrir ci-après.
Le type du séminaire à organiser
Vous devez avant tout définir les objectifs du séminaire. Pour ce faire, répondez à deux questions essentielles : Dans quel but allez-vous réaliser cet événement ? Pour qui est-il destiné ?
Une fois que tout est clair, vous pouvez déterminer la structure du séminaire et son contenu. Vous pouvez alors choisir le type de séminaire à organiser. Il peut être :
• Une formation pour vos collaborateurs pour qu’ils acquièrent de nouvelles compétences et connaissances ou pour les informer de vos projets.
• Un team building rempli d’activités et d’animations pour stimuler la motivation de vos collègues.
• Une réunion d’intégration pour permettre à vos nouvelles recrues de tisser des liens avec les autres membres de votre équipe, dans une ambiance ludique.
Le lieu idéal pour un séminaire
Le lieu du séminaire doit correspondre avec le type de séminaire à préparer. Rassurez-vous, la recherche du lieu n’est pas fastidieuse vu le nombre d’endroits idéaux pour un tel événement sur le territoire français. Selon vos besoins, vos objectifs, vous pouvez choisir un lieu de séminaire d’entreprise à Aix-en-Provence, à Paris, à Marseille, etc. Vérifiez seulement que le lieu du séminaire de votre choix est :
• Équipé de toutes les installations nécessaires,
• Doté de places suffisantes pour les participants,
• Adapté pour les activités que vous aviez prévues,
• En adéquation avec votre budget.
La date et le budget à allouer à l’événement
Le budget va dépendre de la durée du séminaire, de son thème et du nombre des participants. Vous devez également vous assurer qu’il couvre tous les frais associés à votre événement : la location des lieux et/ou du matériel de formation, les repas, les activités, le déplacement, etc. N’oubliez pas de prévoir une marge pour les dépenses imprévues lorsque vous l’établissez.
En ce qui concerne le choix de la date du séminaire, pensez à une journée ou à une période durant laquelle vos collègues ou ceux qui vont y prendre part soient disponibles. Vous pouvez par exemple réaliser la réunion pendant les jours de fermeture de votre entreprise ou pendant les vacances scolaires ou encore pendant les ponts.
Le déroulement de la réunion
Après avoir pensé aux détails logistiques de votre séminaire, vous devez penser au déroulement de l’événement. Une astuce : pourquoi ne pas établir une fiche de route pour les participants ? Vous pouvez y placer les heures auxquelles les activités, les formations, le team building, les animations et les réunions vont avoir lieu. Inscrivez dans ce document aussi la salle ou l’endroit où ils vont se dérouler, le temps de pause ou de déjeuner et de dîner. Puis, n’oubliez pas d’y mettre un petit descriptif de chaque étape ou les détails de chaque activité.
Envoyez ensuite les invitations aux personnes qui vont participer à l’événement. Faites en sorte que toutes les informations importantes y soient. Offrez aux participants un moyen facile de s’inscrire à votre séminaire et envoyez-leur des rappels si besoin.