L’organisation d’un événement en entreprise implique une panoplie de logistiques. Le lieu où sera tenu votre conférence, séminaire ou team building représente ainsi un aspect très important. Que vous souhaitiez opter pour un lieu atypique ou plus traditionnel pour l’occasion, il prime de vérifier la configuration de la salle ainsi que les équipements techniques qui l’accompagne. S’il est crucial de prendre ces éléments en considération, c’est tout simplement parce qu’il faut des critères différents pour chaque événement. Choisir un lieu approprié pour votre soirée d’entreprise, réunion ou journée récréative est un travail qui doit se faire en amont afin de vous assurer une réception plus adaptée de tous les participants dans de bonnes conditions. En ville, en périphérie ou dans un centre spécialisé, tous les invités doivent se sentir à leur aise une fois arrivé sur place.
Pensez à un établissement qui reflète le mieux l’objet de votre événement
Le choix d’un lieu pour votre manifestation doit se faire en convenance avec certains critères, dont le contexte et les objectifs de votre événement. Si vous organisez par exemple un séminaire de travail, une formation ou une convention évoquant une restructuration, le mieux, c’est de vous orienter vers un établissement non ostentatoire, sobre et pas loin du siège de votre entreprise. Pour un team building ou un événement festif, une destination étrangère et un peu éloignée de la ville sera plus appréciée. Pour un événement hors de France par exemple, vous pouvez louer le centre de convention de Lausanne en Suisse, aller dans les centres balnéaires ou tout simplement privatiser une salle de conférence dans votre région. Si vous faites la promotion d’un produit ou service, une conférence de presse, votre lieu d’organisation doit refléter au mieux l’esprit de votre événement : classique, chic, arty, historique ou design.
Optez pour un lieu bien équipé et pratique pour tous les participants
Pendant que vous vous affairez sur le choix du lieu où se tiendra votre événement, prenez également en compte les aspects essentiels tels que l’accès à l’endroit, la capacité d’accueil du centre, les infrastructures disponibles et les temps à passer sur place. Si l’accès au lieu ou à la ville de votre manifestation doit être étudié, c’est parce que vous devez avant tout penser au moyen d’acheminement de vos invités. Il est dans ce cas préférable de choisir une destination qui ne nécessite pas trop d’heures de déplacement, car cela peut fatiguer les participants. Optez également pour un établissement dédié à l’événementiel ou un centre spécialisé qui peut recevoir tous vos invités pour éviter les surprises de dernière minute. Assurez-vous aussi que le lieu choisi dispose de tous les équipements, accessoires d’animation ou activités nécessaires à votre manifestation. Dans le cas où votre séminaire s’étale sur quelques jours, pensez à choisir un établissement incluant des nuitées pour éviter les vas-et-viens inutiles. Prévoyez également des instants ou des activités de détente pour permettre à vos participants d’oublier par moment les tracas du milieu professionnel. Pour cela, vous pouvez penser à des goûters récréatifs, des activités en plein air, sportives ou culturelles.